ZOOM 호스트가 되어 회의 열기

 

ZOOM 호스트가 되어 회의 열기

 

 

복지관에서 또래 IT 멘토링 일환으로 온라인 교육 수강 예정 회원들에게 일대일 개인교습 방식으로 Zoom 설치 및 사용법을 설명해 주고 있습니다. 스마트폰에 직접 Zoom을 설치해주기도 하고 실제 영상채팅까지 시연해 보이니까 교습하는 동안에는 잘 되는 것처럼 보이는데 그분들이 귀가해서 혼자 해보면 얼마나 잘할 수 있을지 걱정되기도 합니다. 스마트폰은 여러 번 만지면 누구나 다 잘할 수 있는 건데 잘 안되더라도 자꾸 경험 쌓는 게 중요하다고 생각합니다.

 

 

Zoom은 교육용으로 많이 사용하고 있지만 원래 회의용으로 개발되었기 때문에 다중 영상채팅용으로 사용하면 아주 편리합니다. 특히 멀리 떨어져 있는 가족 간에 영상 채팅하게 되면 여러 명이 함께 서로 얼굴 보면서 얘기할 수 있어 참 좋습니다. 카톡 영상채팅 외에도 스카이프, 구글 등 다중 영상 채팅 프로그램들이 많이 있지만 이번 코로나 사태 계기로 영상채팅 시장에서는 Zoom이 가장 호평을 받고 있는 듯합니다. 그만큼 영상채팅 품질이 좋고 쉽게 사용할 수 있기 때문인 것 같습니다. 

 

 

가족이나 친구들과 영상 채팅하려면 누군가는 다른 사람을 초대하는 호스트가 되어서 회의방을 열어야 합니다. 온라인 교육받을 때는 회의 주최자가 보내주는 회의 ID와 패스워드로 입장만 하면 되었지만 가족 간 영상채팅을 위해 회의방을 열려면 가족 중 한 사람이 호스트가 되어야 합니다. 잠깐 용어를 정리해야 하는데 회의 주최자나 호스트는 같은 뜻으로 사용하고 있습니다. 또한 회의실, 영상 채팅방 모두 같은 뜻입니다. 단순히 입장만 하는 경우는 Zoom을 설치하는 것으로 충분하지만 회의 호스트가 되려면 Zoom에 회원으로 가입해야 합니다. Zoom에 회원으로 가입하려면 이메일로 본인 인증받아야 하기 때문에 사용하는 이메일 주소가 있어야 합니다. 이메일이 여러 개 있으면 각각 다른 ID의 Zoom 회원으로 이중 가입할 수도 있습니다. 

 

 

마침 이번 주부터 복지관에서 관내 어린이 대상으로 랜선 멘토링 봉사하시는 분들에게 Zoom 사용법을 설명하게 되었습니다. 그분들이 어린이들에게 온라인으로 멘토링해야 하니까 Zoom 호스트가 되어야 하는데 설치에서부터 호스트 되기까지 설명하려면 전보다 시간이 더 걸리지 않을까 걱정됩니다. 그래서 이 기회에 Zoom 호스트 방법을 나름대로 상세히 정리해 놓고자 합니다.  

 

 

Zoom 회의 개최자가 되면 다른 사람을 Zoom으로 초대할 수 있습니다. 회의 개최자가 되면 가족이나 친구들을 영상 채팅방으로 불러 함께 얼굴 마주 보며 얘기할 수 있습니다. 어차피 Zoom을 배운다면 호스트가 되는 법도 함께 배우는 게 좋겠습니다.

 

 

나이 드신 분들은 이메일 써 본 지 오래되어 이메일 없다는 분도 있고 아이디나 패스워드를 모른다는 분도 있는데 반드시 본인 이메일을 만들던지 찾아서 확인해 놓아야 합니다. 만일 마땅한 이메일이 없다면 이 기회에 카톡으로 하나 새로 만드시는 게 좋겠습니다. 카톡 이메일 주소는 ID@kakao.com로 만들 수 있는데 카톡에서 바로 이메일 발송 및 확인이 가능하니 편리할 것입니다.

 

 

스마트폰에 Zoom 설치하는 법은 종전 게시글로 대체하겠습니다.

 

코로나 비대면 세상에서는 ZOOM을 배워야 합니다.

 

 

스마트폰에서는 구글 디스플레이에 들어가 '줌'이라고 검색해서 나오는 Zoom 프로그램을 다운로드하여 설치합니다. 

 

 

 

 

Zoom 설치가 끝나면 다음과 같이 <회의 시작> 화면이 나오게 됩니다. 단순히 참가만 하는 경우는 <회의 참가>를 클릭하면 되지만 우리는 회원가입을 해야 하니까 <가입>을 클릭해 줍니다. 회원으로 가입한 이후에는 <로그인>을 클릭하고 들어가면 됩니다. 

 

 

 

 

<가입>을 클릭하면 "인증을 위해 귀하의 생년월일을 확인하세요"라는 문구가 보이는데 여기에서 본인의 생년월일을 입력해 줍니다. 

 

 

 

 

생년월일 설정 후에 계속해서 회원가입에 따른 일련의 과정이 진행되는데 이메일을 등록하고 이름과 성을 적은 후 정책이나 접근 허용 등은 모두 동의해야 합니다.  

 

 

 

 

 

 

이메일을 등록하면 Zoom 계정 활성화하라는 화면이 나오는데 이를 클릭하면 Zoom에서 내 이메일 주소로 활성화 요청 이메일을 보내게 됩니다. 내 이메일에 들어가서 Zoom에서 보낸 이메일 수신을 확인하고 이를 클릭해주면 됩니다.

 

 

 

 

이메일로 인증이 끝났으면 아이디와 패스워드를 만들어 넣습니다. 아이디는 인증받은 이메일 주소로 사용하지만 패스워드는 영문 대문자, 소문자, 숫자를 모두 넣어서 예를 들면 Pass2021처럼 8자 이상으로 만들어야 합니다. 패스워드를 만든 후에는 잊지 않도록 다른 곳에 적어 두는 게 좋겠습니다. 

 

 

 

 

 

 

 

로봇 아니라는 것에 체크하고 다음 문구에서 어린이 교육용이 아니라는 것에 체크하면 진짜로 로봇이 아닌지 아래와 같이 예를 들어 오토바이가 들어있는 그림이 전체 중 몇 개인지 묻는 질문과 같은 테스트가 나옵니다.  

 

 

 

 

로봇이 아니라는 인증이 끝났으면 Zoom 가입이 완료되었습니다. 다음 과정에 있는 초대할 사람의 이메일 주소 적는 것이나 테스트 미팅은 생략할 수 있습니다. 이제 Zoom에서 회의를 개최하고자 한다면 본인의 아이디와 패스워드로 먼저 로그인합니다. Zoom을 열면 아래와 같은 화면이 나오는데 교육에 참가할 때는 두 번째 <참가> 메뉴를 클릭한 후 다음 화면에서 사전에 통보받은 회의 ID와 본인의 이름을 기입한 후 <참가>를 클릭합니다. 만일 문자나 카톡으로 초대 링크를 받았다면 이런 과정 없이 초대 링크를 클릭하는 것만으로 회의장에 입장할 수 있습니다. 

 

 

 

 

 

 

교육에 참가하는 게 아니라 본인이 호스트가 되어 회의방을 열고자 할 때는 첫 번째 메뉴 <새 회의>를 클릭해 줍니다. 그러면 회의 시작 화면이 보이게 됩니다.

 

 

 

 

아직 다른 사람을 초대하지 않은 상태에서 혼자 회의방을 시작할 수 있습니다. 비디오 켜짐을 활성화해야 비디오카메라로 찍는 본인의 얼굴이 화면에 보이게 됩니다.

 

 

 

 

회의 시작하면 다음과 같은 화면이 보이게 됩니다. 아래 보기 화면에서는 비디오를 꺼 놓았기 때문에 본인의 영상이 보이지 않습니다. 하단 메뉴에서 <비디오> 아이콘을 클릭하면 영상이 보이는데 껐다 켰다를 반복할 수 있습니다. 음소거를 클릭하면 마이크를 껐다 켰다 반복할 수 있습니다. 상단의 <종료> 메뉴나 아래 <음소거>, <비디오 시작>과 같은 메뉴는 잠시 보였다가 꺼지게 되는데 화면 스크린 아무 곳에나 손가락을 대면 켜지고 다시 타치 하면 꺼지기를 반복합니다. 메뉴 사용할 때는 손가락 스크린 타치로 메뉴를 켜거나 끌 수 있는 것입니다. 

 

 

 

 

위 그림에서 <음소거>와 <비디오 시작>은 용어가 헷갈리기 쉽지만 그림으로 보아서 사선이 있으면 마이크와 비디오가 동작 안 하는 것이고 사선 없이 깨끗하면 동작하는 것으로 이해하는 게 좋습니다. 

 

 

아래 그림에서는 마이크 대신에 이어폰으로 보이는데 처음 회의장에 입장할 때는 이어폰으로 보이고 위에 "Wifi 또는 휴대전화 데이터"라는 풍선 글이 보이는 데 반드시 이를 클릭해주어야 마이크가 활성화됩니다. 처음에 이를 클릭하지 않으면 소리가 들리지 않고 마이크도 동작하지 않습니다. 

 

 

 

 

위의 화면은 회의 주최자가 아닌 초대받은 사람의 화면인데 상단 메뉴가 <나가기>로 되어 있습니다. 회의 주최자 화면에서는 같은 위치에 <종료>라고 되어 있는 점이 다릅니다. 회의에서 나가기 할 때는 <나가기>를 클릭한 후 다음에 나오는 화면에서 다시 한번 <회의 나가기>를 클릭해 주어야 합니다. 반드시 두 번의 과정을 거쳐야 나가기가 완료되니 잊지 않도록 합니다. 아니면 본인이 인식하지 못한 채 회의장에 계속 남아 있거나 회의를 계속 개최하고 있는 상태가 될 수 있습니다. 

 

 

 

 

이제 다른 사람을 초대해 보도록 하겠습니다. 하단에 있는 <참가자> 메뉴를 클릭해줍니다. 

 

 

 

 

<참가자> 화면에서 아래 왼쪽의 <초대>를 클릭하면 초대할 수 있는 여러 방법들이 보입니다. 카톡도 가능하고 문자로도 가능합니다만 처음에는 맨 아래 있는 <초대 링크 복사> 방식을 선택하도록 하세요. 

 

 

 

 

<초대 링크 복사>를 클릭한 후에는 잠시 줌을 빠져나와서 카톡 채팅방으로 들어가 원하는 사람과의 일대일 채팅방이나 여럿을 함께 초대하려면 함께 있는 채팅방으로 가서 링크 복사한 것을 <붙여 넣기> 해줍니다. 만일 줌에서 빠져나가 다른 앱으로 이동하는 방법을 모른다면 스마트폰 맨 아래 가운데 있는 <사각형 네모>를 누르면 <홈 화면>으로 이동하게 됩니다. 홈 화면에서 카톡으로 들어가 해당 채팅방에서 <붙여 넣기>로 복사한 <초대 링크>를 올립니다. <초대 링크>는 문자 메시지에서도 <붙여 넣기>하고 발송할 수 있습니다. 다시 홈 화면으로 돌아와 줌을 클릭하면 원래 줌에서 작업하던 화면으로 돌아오게 됩니다. 줌 <참가자> 화면에서는 <영상회의> 화면으로 돌아오려면 왼쪽 상단의 <닫기>를 클릭하면 <영상회의> 화면으로 돌아올 수 있습니다. 언제든지 회의방으로 돌아갈 때는 <닫기>를 사용합니다.  

 

 

 

 

회의에 초대받은 사람은 일대일 채팅방이나 여럿이 함께 있는 채팅방에 올려진 <초대 링크>를 클릭해 줍니다. 내 스마트폰에 줌이 설치되어 있다면 링크 클릭하는 것만으로 줌이 자동 열리면서 회의에 들어갈 수 있습니다. 다만 회의에 들어가기 전 <사용할 이름>을 입력해야 하고 호스트가 <입장 수락>할 때까지 기다리면 됩니다. 회의를 주최하고 있는 호스트 스마트폰에서는 회의 방에 들어오기 위해 대기하고 있는 사람들이 보이는데 <수락>을 클릭하면 입장이 됩니다. 

 

 

 

 

아래 보기 화면에서는 '상수리나무'가 호스트가 되어 회의방을 열고 '하비'를 초대하였습니다. '하비'가 초대 링크를 클릭하고 입장하기 위해 승인 요청하였는데 호스트가 수락한 결과 2 사람의 참가자가 있는 회의방이 열리게 되었습니다.

 

 

 

 

이상과 같이 호스트가 회의방을 개설하고 다른 사람을 초대하면 초대받은 사람이 링크를 클릭해서 회의방에 입장함으로써 영상 회의가 열리게 됩니다. 영상 회의에서는 마이크와 비디오를 켜 놓은 상태라야 서로 얼굴을 보면서 대화할 수 있습니다. 온라인 교육에서는 자기 위치에서 잡음이 들어가지 않도록 교육생들은 자신의 마이크를 꺼놓는 건 에치켓입니다. 질문이 있으면 마이크를 켜고 질문할 수 있습니다. 

 

 

스마트폰 영상회의 화면에서는 손가락 터치로 화면을 좌우편으로 밀 수 있는데 좌편으로 밀면 안전운전 모드가 나오고 우편으로 밀면 참가자 전체가 나오는 화면이 나오게 됩니다. 중간 두 번째 화면에서는 발언하는 사람의 영상이 보이고 세 번째 화면에서는 참가자 전체의 화면이 분할되어 보입니다. 참가자가 많으면 페이지가 넘어가면서 전체 참가자를 볼 수 있습니다. 

 

 

포스팅이 너무 길어져서 이상으로 Zoom 호스트 되기를 마치겠습니다. PC로 Zoom 설치, 회의 참가 및 개최하는 방법에 관해서는 다음 기회에 추가하도록 하겠습니다.

 

 

 

* 이전 글 참조

2021.04.05 - [IT 모바일] - 코로나 비대면 세상에서는 ZOOM을 배워야 합니다.

2020.09.16 - [IT 모바일] - 줌(Zoom) 설치 필수 : 분당 노인종합복지관에서 온라인 교육 시작

 

 

 

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